Conficap Oy:n yritysasiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Viimeisin päivitys: 15.12.2023

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Conficap Oy (jäljempänä myös ”me”) käsittelee sijoitustoiminnan sopimuskumppaneiden, liikehuoneistojen vuokralaisten, yhteistyökumppanien ja muiden sidosryhmien henkilötietoja kiinteistö- ja sijoitusliiketoiminnassaan. Conficap noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja soveltuvaa kansallista tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Kyseessä voi olla tieto, josta henkilö on suoraan tunnistettavissa, kuten nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai valokuva, tai tieto, joka yhdistettynä muihin tietoihin mahdollistaa henkilön tunnistamisen.

 

1 Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Conficap Oy (2862035-9)
Osoite: Salomonkatu 17 A, 00100 HELSINKI
Sähköpostiosoite: dataprotection@conficap.com

 

2 Käsiteltävät henkilötiedot sekä käsittelyn tarkoitukset ja perusteet

2.1 Liikehuoneistojen vuokralaiset ja yhteistyökumppanit

HENKILÖTIETOTYYPIT	KÄSITTELYN TARKOITUS	LAILLINEN PERUSTE
Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero, asema yrityksessä, asiakasnumero tai muu vastaava yksilöivä tunniste Yksityisasiakkaan nimi, sähköposti, puhelinnumero, henkilötunnus, asiakasnumero tai muu vastaava yksilöivä tunniste (varastoja vuokraavat yksityishenkilöt)	Asiakassuhteen tai muun yhteistyösuhteen perustaminen ja ylläpito sekä liiketoiminnan kehittäminen.	Oikeutettu etu
	Asiakkaan tai muun yrityksen edustajan tunnistaminen, maksujen suorittaminen ja seuranta sekä muiden sopimusvelvoitteiden täyttäminen	Vuokra- tai yhteistyösopimuksen täytäntöönpano
		Lakisääteinen velvoite (rahanpesusäännösten mukainen asiakkaan tuntemisvelvollisuus)
Asiakas- tai yhteistyösuhteeseen liittyvät tiedot, kuten voimassa olevat ja päättyneet sopimukset liiketilojen vuokralaisten ja alihankkijoiden kanssa, muut tehdyt tilaukset tai toimeksiannot, sopimusten allekirjoittajat, laskutustiedot	Sopimusvelvoitteiden täyttäminen	Vuokra- tai yhteistyösopimuksen täytäntöönpano
	Kirjanpito	Lakisääteinen velvoite
Viestintää koskevat tiedot sekä suoramarkkinointia koskevat kiellot ja suostumukset	Asiakassuhteen tai muun yhteistyösuhteen perustaminen ja ylläpito ja viestinnän toteuttaminen sekä liiketoiminnan kehittäminen, sähköinen suoramarkkinointi	Oikeutettu etu
	Sähköinen suoramarkkinointi muille kuin yritykselle	Suostumus
Tapahtumien yhteydessä kerättävät henkilötiedot kuten rekisteröityminen tapahtumaan, erityisruokavalio, laskutustiedot	Tapahtumien järjestäminen	Oikeutettu etu
		Suostumus erityisruokavalioita ja allergioita koskeville tiedoille
Tiedot, jotka kertyvät toimitilojen tallentavasta kameravalvonnasta ja kulunvalvonnasta, kuten kuvamateriaali alueella liikkuvista henkilöistä, aika ja paikka, henkilökohtainen kulkutunniste, kulkutapahtumien aikaleima Kameravalvontaa suoritetaan kiinteistöjen ovilla ja käytävillä. Tilojen (ml. yhteiskäyttötilojen) ovilla on käytössä kulunvalvonta	Omaisuuden, tilojen ja alueella liikkuvien henkilöiden turvallisuuden varmistaminen, ilkivallan ja rikosten ennaltaehkäisy ja selvittäminen	Oikeutettu etu

2.2 Sijoitustoiminnan kohdeyhtiöiden yhteyshenkilöt ja muut sidosryhmät

HENKILÖTIETOTYYPIT	KÄSITTELYN TARKOITUS	LAILLINEN PERUSTE
Yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot, kuten nimi, sähköposti, puhelinnumero, asema, henkilötunnus, kansalaisuus, kotipaikka Yhtiön omien avainhenkilöiden pakotelistatiedot, osakeomistusta koskevat tiedot tosiasiallista edunsaajaa koskevat tiedot, tieto mahdollisesta poliittisesta vaikutusvallasta, passikopiot	Yrityksen vastuuhenkilöiden, edustajan ja tosiasiallisten edunsaajien tunnistaminen	Lakisääteinen velvoite
	Sijoitusten tekeminen, rahoituksesta sopiminen ja sopimusvelvoitteiden täyttäminen.	Sopimuksen täytäntöönpano
		Oikeutettu etu
Rahastonhoitajia, analyytikoita ja muita sidosryhmiä koskevat tiedot, kuten nimi, asema, sähköposti, puhelinnumero, viestintää koskevat tiedot	Sijoittajasuhteiden hallinnointi ja sijoitusliiketoiminnan toteuttaminen	Oikeutettu etu

2.3 Verkkosivujen vierailijat

HENKILÖTIETOTYYPIT	KÄSITTELYN TARKOITUS	LAILLINEN PERUSTE
Perus- ja yhteystiedot, kuten imi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, edustamasi yrityksen tiedot, yhteydenoton taustat	Asiakassuhteen perustaminen, asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteydenottoihin vastaaminen	Oikeutettu etu
Sivuston käyttöä koskevat tiedot, kuten IP-osoite, laite-ID tai muut tunnistetiedot sekä evästeet	Verkkosivujen kehittäminen ja analytiikka	Suostumus

 

3 Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja kerätään tapaamisten ja sopimusten tekemisen yhteydessä, asiakastapahtumissa, tai muutoin henkilöiltä itseltään esimerkiksi verkkolomakkeella. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yleisesti saatavilla olevista tietolähteistä, kuten kiinteistöjen välittäjiltä, kaupparekisteristä, luottotietorekisteristä sekä muista julkisista ja yksityisistä rekistereistä lainsäädäntöä noudattaen.

 

4 Henkilötietojen luovuttaminen ja siirto EU/ETA-alueelta

Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille, juridisille ja taloudellisille konsulteille, välitysliikkeille sekä sijoituspalvelujen ja rahastojen palveluntuottajille. Tietoja voidaan luovuttaa samaan konserniin kuuluville yrityksille hallinnollisista syistä, esimerkiksi konserniyhtiöiden käyttäessä jaettuja tietojärjestelmiä. Yhtiön omien avainhenkilöiden tietoja luovutetaan sopmuskumppaneille näiden asiakkaan tuntemista koskevien velvoitteiden edellyttämässä laajuudessa. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan tai yhteistyökumppanin kanssa.

Yritysostotilanteissa ja rahoituksen hankkimiseksi saatamme luovuttaa edellä kuvattuja henkilötietoja kunkin tapauksen edellyttämässä laajuudessa sellaisille yrityksille, joiden kanssa olemme tehneet sopimuksen yhtiön arvon selvittämiseksi sekä muiden tilanteen kannalta merkittävien toimenpiteiden
valmistelemiseksi ja toteuttamiseksi. Näissä tilanteissa huolehdimme salassapitositoumuksista asian edellyttämällä tavalla.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, jotka tuottavat esim. IT-järjestelmiä ja hallinnoivat palvelimia, joilla tietoja säilytetään. Solmimme alihankkijoidemme kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämät henkilötietojen käsittelysopimukset. Käytämme alihankkijoita seuraavissa toiminnoissa:

• IT–hallinto ja –tuki
• Aulapalvelut, kulunvalvonta ja avainten hallinta
• Kirjanpito
• Markkinointi
• Asiakastietojen ja sopimusten hallinta

Käytössämme olevat IT–järjestelmät voivat mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että siirrolle on yleisen tietosuoja–asetuksen mukaiset perusteet, esim. EU:n komission tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös tai vakiosopimuslausekkeiden soveltaminen.

 

5 Henkilötietojen suojaaminen

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin. Kun tietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

6 Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja vuokra- tai yhteistyösuhteen ajan ja tarpeellisen ajan tämän jälkeen huomioiden esim. laista johtuvat kanneajat ja kirjanpitosäännöt. Yritysten välisiä sopimuksia säilytetään pääsääntöisesti 10 vuotta sopimuksen päättymisestä lukien. Rahanpesulain mukaiseen asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen liittyviä tietoja (KYC-tiedot) säilytetään lain säännösten mukaisesti 5 vuotta vakituisen asiakassuhteen päättymisestä tai liiketoiminnan suorittamisesta.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

7 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröitynä sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista.

Siltä osin kun käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän oikeutettu etu.

Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä sinulla on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

 

8 Selosteen päivitykset ja henkilötietoja koskevat tiedustelut

Voimme päivittää tätä selostetta ajoittain, mikäli henkilötietojen käsittelyssä tapahtuu muutoksia. Tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa yksi nimettyyn yhteyspisteeseen.